A prática da melhoria contínua nas empresas, sistematizada através de um programa de gestão da inovação, promove resultados e retornos consistentes para os negócios.
Melhoria contínua é uma prática de gestão que busca o aprimoramento ininterrupto de produtos, processos e serviços em uma companhia. Nesse ciclo, a empresa analisa todo o seu processo, busca as falhas e gargalos e propõe formas de solucioná-lo, maximizando a produtividade e eficiência operacional.
Saber que sempre há espaço para melhorias e manter essa filosofia diante de sua equipe como um pilar do negócio, é fundamental para estabelecer
uma nova cultura na empresa que garanta o rumo ao sucesso.
Quando a melhoria contínua é colocada em prática de maneira estruturada, ou seja, quando há a busca constante por oportunidades de aprimoramento em conjunto com bons planos de execução, as empresas maximizam seus ganhos em produtividade, reduzem custos e alcançam melhores resultados, chegando ao estágio de excelência operacional.
Melhorias incrementais promovem a sustentação dos negócios do curto ao longo prazo, elas mantêm a relevância da empresa e garantem a sua posição competitiva no mercado. Organizações que têm a inovação como prioridade estratégica conseguem se diferenciar e aumentar seu market share, muitas vezes se tornando líderes em seus nichos.
Um programa de melhoria contínua evidencia gargalos em processos e lida com diversos desafios de negócio buscando saná-los. Ao estimular, de forma clara essa prática de gestão na empresa, soluções inovadoras e criativas para contornar problemas vão surgir, impulsionando a redução de custos.
A centralidade no cliente é um dos pilares de qualquer empresa de sucesso. Por isso, através de uma cultura movida a melhorias recorrentes, o cliente passa a ser o principal beneficiado pelas novidades em soluções e recursos que serão pensados para aprimorar a empresa e sua experiência.
As pessoas são o principal ativo de um processo de inovação e melhoria contínua sólido e que gera resultados. São os colaboradores que enviarão ideias e soluções para promover a evolução em processos, produtos e serviços de uma empresa. O reconhecimento aos profissionais comprometidos com a inovação é uma excelente forma de aumentar a satisfação e o engajamento da equipe, criando um senso de pertencimento e colaboração, tornando a cultura ainda mais forte e viva.
Uma companhia que preza por projetos de melhorias em sua operação de forma cíclica e processual, tem maior facilidade de se adaptar às demandas e dores dos consumidores, bem como reagir às novas tendências, ajustando e aprimorando seus produtos e processos com mais velocidade. O resultado é a reação positiva às mudanças de mercado, que estão cada vez mais exigentes e dinâmicos.
Melhoria contínua e inovação são práticas que podem ser incorporadas na gestão organizacional e que tem objetivos complementares: ambas buscam gerar mais valor para o negócio, tornando a empresa mais atualizada, competitiva e sustentável (trazendo retornos positivos como a redução de custos, a geração de receita recorrente, a mitigação de erros e o aumento da produtividade).
Dito isso, entendemos que a melhoria contínua é uma forma de fazer com que a inovação ocorra nas empresas utilizando de sugestões e ideias simples dos colaboradores (em consonância com a inovação incremental, sinônimo de melhoria contínua), que podem ter um impacto muito significativo no curto, médio e longo prazo, fortalecendo o core business.
Receber sugestões de melhorias para a empresa é essencial e o primeiro passo para um programa de melhoria contínua eficiente, porém, ter um volume de ideias muito grande e ter que avaliá-las, dar feedbacks e manter o engajamento no processo de forma manual, à nível corporativo, é praticamente impossível. Por isso, é fundamental contar com um sistema claro de gestão de ideias para garantir a eficiência e a geração de resultados de um programa como esse.
Outra questão desafiadora é o engajamento dos colaboradores, enviar ideias de melhoria e não ter transparência sobre o processo (o tempo de retorno, de feedback, de implantação das ideias e projetos) irá impactar na participação e motivação dos profissionais em um programa de inovação. Desse modo, buscar por ferramentas que facilitem a gestão de todas as etapas, contenha mecanismos e recursos de gamificação e um sistema claro de recompensa, é uma ótima saída.
A gestão manual de um programa de inovação e melhoria contínua pode fazer com que ideias se percam, não sejam implementadas e nem se mensure seus impactos e retornos, fazendo com que a organização não alcance todo seu potencial de inovação. Gerenciar processos é um desafio que se aplica também a prática de melhoria contínua, mas que pode (e deve) ser solucionado com a ajuda da tecnologia.
A inovação, cada vez mais, precisa demonstrar seus resultados para garantir a longevidade das áreas de inovação e melhoria contínua nas empresas, para isso, é preciso ter indicadores claros e um sistema de gestão para mensurar a efetividade das ideias de melhoria contínua que forem implantadas pela empresa – por exemplo, através de indicadores como tempo de entrega, aumento da produtividade, redução de custos e geração de receita, que são bons sinalizadores da eficácia de um programa de melhoria contínua.
Em toda empresa existe um potencial gigantesco de melhorias que podem vir à tona e serem trabalhadas para alcançar uma maior eficiência operacional. No entanto, pode ser difícil saber como iniciar, lançar ou até mesmo aprimorar um programa de melhoria contínua.
Pensando nisso, listamos as principais ações que uma empresa pode tomar para implementar um programa desse tipo, confira:
Todo o processo que iremos mencionar aqui precisa de organização para funcionar perfeitamente, tirando ideias do papel e levando-as a execução.
Para isso, hoje, as empresas podem contar com ferramentas tecnológicas que oferecem praticidade para os gestores e facilidade para os colaboradores enviarem suas sugestões de melhoria.
E a AEVO é a solução ideal para esse objetivo. AEVO é uma plataforma de Gestão da Inovação líder de mercado, reconhecida e validada por mais de 400 empresas do Brasil e do Exterior.
Ao longo de sua trajetória, vem apoiando empresas na estruturação, gestão e construção de resultados em programas de inovação e melhoria contínua.
Com uma tecnologia que abarca o processo de inovação de ponta a ponta, potencializado por Inteligência Artificial, permite que as empresas lancem campanhas de melhoria contínua em suas operações, com gamificação e reconhecimento dos colaboradores dentro do software, depois, que as implemente através de projetos de inovação e mensure os resultados com o uso de dados e dashboards; garantindo, assim, que a centralização do programa de melhoria contínua do início ao fim.
Além disso, para garantir a efetividade do programa e atender as necessidades e dores especificas de cada negócio, conta com uma área de serviços consultivos que desenha e implementa soluções e projetos em todos os pontos do funil de inovação.
Se a sua empresa quer implementar ou potencializar um programa de melhoria contínua, pode contar com a AEVO. Fale agora com um dos nossos especialistas e saiba como podemos transformar ideias de melhoria em grandes resultados para o negócio.
Ter clareza sobre o que se pretende alcançar é fundamental. É nessa etapa em que sua empresa determinará as metas e objetivos de um programa desse modelo.
Perguntas como: “O que pretendemos melhorar?”; “Quais áreas e processos mais precisam de atenção?”; “Quais erros poderiam ser evitados?”; “Como aumentamos a produtividade de X processo?”, auxiliarão a determinar o foco do programa e concentrar esforços e recursos no lugar certo.
Outro fator indispensável é o alinhamento do programa com a estratégia de negócio; se a empresa recebe muitas reclamações sobre seu tempo de atendimento ou registra um bug recorrente em seu produto, essa é uma melhoria que deve ser priorizada. Pois ela mantém o negócio principal ativo e gerando receita recorrente, além de impactar a experiência do cliente e sua fidelização.
Uma boa prática relacionada ao foco do programa é definir campanhas sazonais conforme o objetivo do momento, de modo que a comunicação e orientação aos colaboradores se torne mais clara. Por exemplo: “campanha de melhoria para a digitalização de processos”; “campanha para otimização de tempo”; “campanha para melhorar o tempo de entrega de produtos”, etc.
Essa etapa é a continuidade natural do processo: a identificação das oportunidades de melhoria.
Coletar com os colaboradores, com os clientes, através de pesquisa de NPS e até mesmo com estudos de mercado, os gargalos e questões que podem ser aprimoradas e depois priorizá-las é o que dará corpo ao programa de melhoria contínua.
Ter um ambiente seguro e prático para coletar essas informações é essencial e garante que as ideias possam ser traduzidas em ações.
Existem metodologias que apoiam a jornada de implementação de um programa de melhoria contínua e inovação nas empresas, eles oferecem uma base para dar o “start” no processo e orientar os colaboradores.
Existem métodos que são reconhecidos no universo corporativo, justamente, pela sua simplicidade e eficiência, são eles: ciclo PDCA, Kaizen e Lean Six Sigma.
No ciclo PDCA, busca-se seguir um fluxo de quatro etapas: Plan (P), Do (D), Check (C), e Act (A). Ao passar pela sequência, é preciso mensurar quais foram os impactos efetivos das ideias de melhoria para a companhia.
No caso do método Kaizen, o foco está na busca por pequenas melhorias diárias com envolvimento dos colaboradores. E quanto a metodologia de Six Sigma, a ideia é reduzir os desperdícios e ter um maior controle de qualidade a partir de uma base de dados.
Podemos notar que as metodologias podem ser utilizadas em conjunto, pois todas impulsionarão um programa com foco em melhoria.
Tão importante quanto implementar, é avaliar os resultados gerados por um programa de inovação com foco em melhoria contínua, são estes resultados que asseguraram a permanência e o reconhecimento da iniciativa.
Além de ter clareza sobre o foco do programa, é preciso projetar, definir e alinhar as expectativas por meio de indicadores de desempenho.
Se as melhorias pretendidas envolvem aumento da produtividade, é necessário saber o tempo médio gasto no processo no momento, e definir uma expectativa de tempo médio ao implementar a ideia de melhoria. Por fim, ao implementar, verificar qual foi de fato o resultado do indicador.
Assim, a empresa cria um fluxo completo, da ideia à avaliação de retorno, podendo tornar escalável o que deu certo e colher aprendizados valiosos.
A melhoria contínua, como o próprio nome sugere, não tem fim. Ela deve ser praticada de maneira cíclica para seguir gerando resultados, e mantendo a sustentação e competitividade do negócio.
Quando está incorporada ao DNA da empresa, passa a ser parte da cultura organizacional e atrai e retém talentos alinhados a esses objetivos.
Em 1909 nasce a empresa Ajinomoto: companhia líder mundial em aminoácidos, sua matriz está localizada em Tóquio, no Japão. A multinacional japonesa está presente no Brasil desde 1956.
Desde 2012, a filial brasileira da empresa, começou a trabalhar com a inovação. Porém, a ferramenta que utilizavam à época em seu programa de inovação não estava sendo efetiva e suportando as necessidades gerais da Ajinomoto, por isso, modificaram o método, passando a utilizar formulários. Mas com a alta procura pelos funcionários e um grande volume de ideias surgindo, falhas foram identificadas no processo e não eram possíveis de correção.
Para solucionar essas questões, a empresa buscou a parceria com a AEVO visando facilitar o acesso dos colaboradores (já que o software também conta com uma versão mobile), aumentar o engajamento e o número de ideias implementadas em seu programa de ideias e melhorias.
Além disso, o software de inovação AEVO Innovate também proporcionou outros benefícios para a empresa, como:
Gestão centralizada de todo o processo
Maior participação dos colaboradores da linha de frente
Registro das ideias facilitado
Democratização do acesso ao software
Criação de campanhas personalizadas
IA reduzindo o número de ideias repetidas
aproximado do investimento anual em 2021
no número de ideias implementadas com o uso do AEVO Innovate (2021)
no primeiro ano de uso do AEVO (2021)
ideias enviadas em 2021.
“O processo de inovação é um processo que conecta pessoas através das suas necessidades. Dentro disso, trabalhamos todos os dias para facilitar essa conexão entre a necessidade das pessoas e é isso que a gente chama de inovação: atender as necessidades humanas.”
A Vivo (marca comercial da Telefônica Brasil) é uma concessionária de serviços de telecomunicações (telefonia fixa e móvel, internet banda larga e tv por assinatura) no Brasil. A sua relevância no território nacional é significativa, a Vivo conta com cerca de 1.700 lojas físicas, além das suas soluções de atendimento digital.
A Vivo utiliza a metodologia de Lean Six Sigma para promover a melhoria contínua na companhia em seu programa de inovação, que foi criado em 2012, e atualmente é gerenciado por meio do AEVO Innovate.
A aplicação do método com os colaboradores passa por etapas de capacitação, com apresentação e entendimento do conceito de Lean Six Sigma, aplicação prática e desenvolvimento dos projetos baseados em solucionar os problemas e gargalos observados pelos próprios colaboradores (considerando complexidade, tempo de duração, retornos, resultados e projeções), até o momento da certificação e reconhecimento dos profissionais nos níveis Belt.
Retomando ao conceito, Lean Six Sigma é uma metodologia que preza pela melhoria de processo que combina os princípios do Lean Manufacturing (que tem como objetivo a redução de desperdícios, otimização de tempo de produção, a partir de 7 princípios-base) com o Six Sigma (um conjunto de práticas que visa reduzir o desvio padrão em uma produção utilizando de análise estatística para isso, com o objetivo de manter um elevado padrão de qualidade e nível de excelência).
PRINCIPAIS OBJETIVOS DO MÉTODO
Melhoria contínua em processos
Aumentando a eficiência operacional
A redução de desperdícios
Aumentando a lucratividade
Melhoria de qualidade e de recursos
Redução de custos e aumento da satisfação dos clientes.
O programa de melhoria contínua da Vivo trabalha e reconhece os colaboradores através de níveis, que funcionam como “degraus” no processo de Lean Six Sigma, definidos como Yellow Belt (projetos de baixa complexidade e curta duração), Green Belt (projetos de média complexidade com períodos de 6 a 8 meses de duração), Black Belt (projetos de alta complexidade e com período de 8 meses, em média, de duração) e Innovation Belt (faixa exclusiva criada pela empresa para guiar os colaboradores no desenvolvimento de ideias inovadoras e de melhoria contínua, que envolve a realização de protótipos e reconhecimento diferenciado, é considerada uma faixa intermediária entre o Yellow e Green Belt).
O engajamento do programa é um dos pontos altos, mais de 13 mil colaboradores já passaram pelos processos de certificação Belt desde a criação da iniciativa. O que representa aproximadamente 40% da companhia até o ano de 2023 (e nos dados históricos, considerando colaboradores ativos e inativos, os resultados de envolvimento são ainda maiores, com mais de 16 mil pessoas participantes do programa).
Os resultados do sólido programa de melhoria contínua da Vivo reforçam a importância de investir em inovações que sustentam o core business e agregam valor para os clientes, confira alguns desses resultados:
de retorno financeiro em projetos de inovação por ano
implementados anualmente pelo programa
envolvidos no programa de melhoria contínua
de engajamento com as iniciativas de inovação e melhoria contínua.
“Resultados é um tema que brilha nossos olhos. Aqui na Vivo validamos todos os resultados com a área controller e varia muito conforme a quantidade de projetos que temos no ano, mas temos uma média de R$150 a R$200 milhões de reais em retorno financeiro dos projetos de inovação no ano e já tivemos anos onde esse valor foi superado.”
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